Họp hiệu quả

Như thế nào là một cuộc họp đội/ nhóm hiệu quả, đó luôn là một chủ đề mà các công ty kinh doanh hay khởi nghiệp luôn quan tâm. Đầu tiên, họp là khái niệm rất rộng bao gồm bất cứ cuộc gặp nào nhiều hơn hai người thảo luận về một chủ đề nào bằng bất cứ phương tiện gì. Kế tiếp hiệu quả lại là rất tùy vào phương pháp đánh giá và quan niệm của từng tổ chức một. Vậy làm sao có thể thống nhất một định nghĩa tổng quát cho phương pháp tổ chức họp đội/ nhóm hiệu quả.

Hãy thống nhất với nhau trước những điều kiện tiên quyết như sau:

  • Họp đội/ nhóm trong bài này chỉ đề cập đến những cuộc bàn luận tổ chức thành hoạt động lặp  đi lặp lại có hẹn trước với mục tiêu định trước. Nghĩa là chúng ta tạm không xem xét những cuộc gặp bất chợt, đột xuất và những cuộc gặp tùy theo nhu cầu như xin ý kiến, phản ánh.
  • Hiệu quả trong bài này liên quan đến những mục tiêu dài hơi, tổng thể, đo đạc và theo dõi về hoạt động chung của tổ chức, không quan tâm những hiệu quả ngắn hạn, cục bộ của riêng cuộc họp hay một vấn đề bàn luận trong cuộc họp.

Sau khi thống nhất với nhau về bộ khung thảo luận, chúng ta có những ý tưởng tổ chức họp hiệu quả sau.

Hệ qui chiếu

Để một cuộc họp hiệu quả, chúng ta luôn có thể truy ngọn nguồn về vai trò và đóng góp của cuộc họp trong hệ qui chiếu chung tổng thể. Áp dụng nguyên tắc 5Why, ở đây chúng ta phải có khả năng truy về 5Where của nguồn gốc cuộc họp.

  • Cuộc họp bàn về metrics nào?
  • Metrics họp bàn nằm trong khuôn khổ dự án nào?
  • Dự án đang bàn đến nằm trong KPI target chung nào?
  • KPI target đang bàn đến nằm trong phần nào của P&L?
  • Phần đang bàn đến trong P&L đang thế nào và vì sao cần phải bàn?

Nếu tất cả những phần trên không thể trả lời rõ ràng thì chúng ta không nên tiến hành họp cho đến khi rõ ràng về hệ qui chiếu của cuộc họp.

Kế tiếp, liên quan trong hệ qui chiếu ngoài việc truy xuất nguồn ngọn cuộc họp thì những yếu tố sau luôn cần thiết.

  • Template ghi nhận cuộc họp này theo mẫu văn bản số mấy?
  • Process đánh số thứ tự nào liên quan, hay được nhắc đến trong nội dung họp?
  • Data source đánh số thứ tự thế nào được dùng cho cuộc họp?
  • Mã nhân viên tham dự thuộc cây cấu trúc nào khi tham gia họp?

Nguyên tắc chung nhất cho hệ qui chiếu chính là mọi nội dung, yếu tố tham gia vào cuộc họp đều phải được cân đo, trích xuất ngọn nguồn rõ ràng. Đây là yếu tố tiên quyết đầu tiên cho một cuộc họp đội/ nhóm hiệu quả.

Cân đo đong đếm

Một hệ quả phụ của việc căn theo hệ qui chiếu khi tổ chức họp là mọi thứ đều phải được đo đạc để theo dõi như: tổng số người họp tối đa/ tối thiểu, tổng số thời gian họp tối đa/ tối thiểu. Tuy nhiên, đó chỉ là những góc nhỏ trong triết lí cân đo đong đếm. Triết lí này cần được quán triệt trước, trong, và sau của mỗi cuộc họp như sau.

  • Trong hệ qui chiếu đang bàn, cái sẽ bàn sẽ giúp thay đổi bao nhiêu phần trăm? Chúng ta có thể bỏ cuộc họp này, hay kiểu họp này nếu câu trả lời là phần trăm thấp.
  • Khi tiến hành họp, tỉ lệ đóng góp tích cực của các thành viên tham gia là bao nhiêu phần trăm? Chúng ta có thể bỏ đi thành viên nào có tỉ lệ đồng góp tích cực thấp.
  • Sau cuộc họp, ý ở đây là sau một thời gian dài, hành động sau cuộc họp nào làm thay đổi lớn lên cách họp, kết quả họp, công việc đề xuất có thể làm thay đổi công việc chung.

Với triết lí này, cộng với rõ ràng hệ qui chiếu, chúng ta hoàn toàn có một cây thư mục rất tốt cho xây dựng công việc thông qua những cuộc họp.  

Truyền thông giá trị văn hóa

Ngoài phần thực hành công việc, một phần rất quan trọng khó đo đạc hay xét hệ qui chiếu chính là giá trị truyền thông nội bộ về văn hóa tổ chức. Đây là phần có vẻ không quan trọng, tuy nhiên nó chính là phần có thể nhân lên xuyên suốt nhiều cuộc họp, dạng thức họp khác nhau như một cách nhắc nhở về nguồn gốc công ty. Điều quan trọng mà chúng tôi đã nhắc trong một bài viết khác, văn hóa chính là làm sao nhắc nhân viên và mọi người về môi trường mà khách hàng của mình hoạt động, ngôn ngữ mà khách hàng hay nói, kiểu cách mà khách hàng thể hiện để chúng ta không bao giờ quên thị trường của mình.

  • Nơi họp trông thế nào?
  • Kiểu trình bày nội dung, số liệu họp thế nào?
  • Chào nhau thế nào?
  • Phân xử ra sao?
  • Giờ họp là giờ nào?
  • Ghi chép, gửi mail kiểu gì?

Trên hết, phần này nhắc về việc không khi nào tốt hơn về truyền tải giá trị văn hóa công ty thông qua họp.

Kết luận

Một công ty hay đội nhóm khởi nghiệp khi có thể tổ chức cho mình một hệ thống ngọn nguồn họp hành, các yếu tố liên quan để hỗ trợ họp có thể cân đo đong đếm dễ dàng và có những câu chuyện lồng ghép về văn hóa công ty thì đã có giải pháp họp hiệu quả. Và họp hiệu quả là nhân tố của kinh doanh khởi nghiệp thành công.

Leave a comment